Főbb adatok
Az ablak felső részén a bizonylat főbb adatai láthatóak, adhatóak meg:
Bizonylat dátuma - a bizonylat dátuma rögzíthető.
Bizonylatszám - a bizonylat egyedi belső azonosítója. A program automatikusan osztja ki, a Lezárás gomb megnyomása után.
Hivatkozás - annak a bizonylatnak a száma, amihez a könyvelés kapcsolódik, jelen esetben általában Banki kivonat, Előlegbekérő, Számla, Tagdíj bizonylatok.
Megjegyzés - a bizonylathoz tartozó ismertető vihető fel. A szövegdoboz után látható ceruzára kattintva, a megjegyzés külön ablakban nyílik meg, így a hosszabb megjegyzés is könnyedén szerkeszthető.
Csatolás Nincs csatolás - a gomb megnyomása után a Dokumentum csatolás ablak jelenik meg, melynek leírása itt található.
Az ablak következő részében a főkönyvi számot és a hozzá tartozó adatok lehet megadni:
Bank - a bank vagy pénztár főkönyvi számát kell rögzíteni a szokásos módon. A főkönyvi szám megadása után a mellette lévő beviteli mezőben megjelenik a szöveges megnevezés is. A második szövegdoboz melletti kis kalkulátor gomb használatát követően a leírás előtt az egyenleg is megjelenik.
Deviza - a mezőben látható, hogy a főkönyv milyen devizanemben van vezetve.
Árfolyam - a forint és a devizanem közötti árfolyam látható.
Nyitó - a főkönyvi szám nyitó értéke rögzíthető.
Záró - a főkönyvi szám záró értéke vihető fel.
Különbség érték - a nyitó és záró közötti, érték különbözet látható.
Könyvelési tétel rögzítése
A táblázatot a fejlécek alapján értelemszerűen kell kitöltetni, majd OK gombot megnyomni.
Táblázat jobbklikk opciói
Tétel törlése - a sor melyen a jobbklikk használva volt törlésre kerül az OK gomb használata után.
Tételek importálása - az opció használata után a következő ablak jelenik meg:
Vágólapról beillesztés- táblázatkezelőből kimásolt adatot lehet a gomb segítségével beilleszteni a táblázatba.
Ellenőrzés- a gombra kattintva ellenőrizhető, hogy a sorok ki vannak töltve, illetve a típusoknak megfelelő adat kerül bele (pl.: Tartozik szám legyen).
Tételek importálása- a tételek importálását végzi el.
Opciók- a gomb három további funkciót tartalmaz:
Alapértelmezett sablon beállítások mentése- az ablakon található táblázat fejlécére kattintva, az oszlopok sorrendje megváltoztatható. Ezzel az opcióval lehet elmenteni a változásokat, hogy legközelebb ne kelljen ismét megváltoztatni a sorrendet.
Sablon táblázat készítése Excelben- a táblázat fejléceit kimásolja egy Excel fájlba, így könnyebben lehet összerakni az importálandó tételeket.
Az adatok fejlécet tartalmaznak- ezt az opciót be- vagy ki lehet jelölni, attól függően, hogy az importálni kívánt adatok legfelső sorában megjelenik-e a fejléc.
Súgó- az importálás menetét írja le négy lépésben.
Bruttóból-nettó számolás - a bizonylat bruttó értékéből számolja ki a nettó értéket. Csak abban az esetben elérhető az opció, ha a bizonylatnak van ÁFA tartalma. Bank könyvelés esetén nem érhető el.
Hivatkozás módosítása - a táblázat Hivatkozás oszlopának értékét lehet beállítani.
Összesítő
A táblázat alatt található egy összesítő, ahol a tartozik, követel tételeket összesíti, illetve megjeleníti az egyenleget. A három mező előtt található téglalap jelzi, hogy egyeznek e a könyvelés tételei, a nyitó és záró összeget is figyelembevéve. Ha eltérés tapasztalható akkor szürke alapon a Nem egyezik szöveg jelenik meg, amennyiben az ellenőrzés rendben találja az összegeket zöld alapon az Egyezik szó lesz látható.
Opciók
A gombon két opció található:
Ismétlődő tételek felvitele- amennyiben be van jelölve, úgy új tétel felvitelekor az előző tétel adataival töltődnek fel a beviteli mezők.
Ellenoldali főkönyv tételek megjelenítése- bejelölése esetén mind a két főkönyvi számra megjelenik a könyvelési tétel.
Új felvitel
A gombon a szokásos opciókon kívül a következő menük érhetőek még el:
Sztornó felvitele az aktuális bizonylat alapján- a kiválasztott bizonylatot másolja le, úgy hogy az értékei a bizonylat sztornó bizonylatának feleljen meg. A tétel adatait szükséges ellenőrizni könyvelés véglegesítése előtt.
Automatikus nyitó bizonylat felvitele- csak a Nyitó könyvelés menüben értelmezett. A program a kiválasztott főkönyvi szám nyitó bizonylatával tölti fel a táblázatot, amit ellenőrizni kell lezárás előtt.
Egyéb pénztár bizonylat felvitele- csak a Pénztár könyvelés menüben értelmezett. Amennyiben külső pénztár bizonylat kerül könyvelésre, úgy az opció használatával lehet a bizonylatszámát rögzíteni, így nem a program fog automatikusan sorszámozni.
Lezárás
A gomb használatával a bizonylat véglegesíthető. Amennyiben a lezárás megtörténik, az adatok nem változtathatóak meg!